La letra de cambio es  un documento que representa una promesa de pago (qué curioso suena eso) el caso es que mayormente te encontrarás en la situación de contabilizar letras de cambio en compras y ventas de mercaderías (sobre todo ventas), que es donde más suelen complicar los enunciados.

Importante: este post está principalmente destinado a estudiantes que cursan alguna asignatura relacionada con la contabilidad.

Con la letra de cambio, el cliente al que le vendemos las mercaderías, se compromete a pagar el importe de la letra en un plazo de tiempo definido (el tiempo se acordará entre la empresa que vende y el cliente).

En los asientos contables, contabilizar la letra de cambio parece un partido de ping pong, y eso es porque estamos cambiando constantemente el saldo de una cuenta de activo a otra. Dicho de otra forma, el derecho de cobro pasa de estar representado por una cuenta a otra, pasando esto varias veces.

Esto lo vas a ver mejor con varios ejemplos:

  1. Vendemos mercaderías por 2.300 € (más 21% de IVA) que queda pendiente de cobro.
DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,00430 Clientesa700 Ventas de mercaderías2.300,00
    477 Hacienda Pública, IVA repercutido483,00

Hasta aquí todo normal, una venta de mercaderías que queda pendiente de cobro y que por eso anotamos la cuenta 430 clientes reflejando el derecho de cobro.

  1. El cobro de la venta anterior se instrumenta mediante una letra de cambio pendiente de aceptación por parte del cliente.

Aquí no procede hacer ningún asiento, porque hasta que la letra de cambio no es ACEPTADA no vamos a reclasificar (esto es, cambiar el saldo de una cuenta a otra) nuestro derecho de cobro.

Ten en cuenta que las cuentas de activo 430, 4310, 4311, 4312, 4315 y 436, son todas cuentas que representan un derecho de cobro sobre un cliente, y lo que las diferencia es la situación en la que se encuentra el derecho de cobro.

  1. La letra de cambio es aceptada por el cliente.
DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,004310Efectos comerciales en carteraa430Clientes2.783,00

Aquí nuestro derecho de cobro pasa de estar representado por la cuenta 430 “clientes” a estar representada por la cuenta 4310 “clientes efectos comerciales en cartera”.

Para esto, como la cuenta 430 tenía un saldo deudor (mayor saldo en el debe) de 2.783 €, anotamos dicha cuenta en el haber para que quede con saldo 0, para saldarla. Recuerda que una cuenta de activo como la 430 hay que anotarla en el haber para que disminuya (eso hemos hecho).

En su lugar, la cuenta de activo que tiene que aumentar, que debemos anotarla en el debe, es la cuenta 4310 “clientes efectos comerciales en cartera”, por 2.783 € ya que es por el valor que se documenta la letra de cambio.

  1. Mandamos la letra al banco para su gestión del cobro.
DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,004312 Efectos comerciales en gestión de cobroa4310 Efectos comerciales en cartera2.783,00

Al igual que en el asiento anterior, aquí volvemos a saldar la cuenta que representa el derecho de cobro actual (la 4310) llevándola al haber, y aparece la cuenta de activo 4312 “efectos comerciales en gestión de cobro”, porque es la que refleja esa situación que nos pide el enunciado.

  1. Enviamos la letra de cambio a su descuento. Por ello el banco nos carga unos intereses de 50 € y gastos de comisión por 20 €.
DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,004311 Efectos comerciales descontadosa4312 Efectos comerciales en gestión de cobro2.783,00

En este enunciado debemos tener en cuenta que se contabilizan 2 asientos, en este primero de arriba, contabilizamos el cambio de cuenta que representa el derecho de cobro.

Es decir, antes lo representaba la cuenta 4312, y ahora el derecho de cobro pasa a estar reflejado con la cuenta 4311 “efectos comerciales descontados”. Pero además, descontar una letra de cambio en el banco implica contabilizar un asiento más.

DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.713,00572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, eurosa5208 Deudas por efectos descontados2.783,00
50,00665 Intereses por descuento de efectos y operaciones de “factoring”    
20,00626 Servicios bancarios y similares    

En este segundo asiento contabilizamos lo que supone llevarnos del banco el dinero que corresponde a descontar la letra. Pero claro, por ello el banco nos cobra unos intereses y comisiones, que contabilizamos en diferentes cuentas.

Además, fíjate que no recibimos el nominal de la letra de cambio (en esto caso me refiero a 2.783 €) si no que nos llevamos 2.713 €, porque el banco antes de darnos el dinero, nos resta esa comisión e interés.

Entonces, al llevarnos ese dinero, nace una deuda con el banco en la cuenta 5208 “deudas por efectos descontados, porque hasta que el cliente no pague la letra, nosotros tendremos una deuda con el banco, y puede ser que ese dinero que nos llevamos ahora, lo tengamos que devolver porque el cliente no pague.

  1. A) En este punto, digamos que el cliente no paga la letra de cambio a su vencimiento y el banco nos devuelve la letra de cambio impagada, además nos carga unos gastos de devolución de 70 €.
DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,004315 Efectos comerciales impagadosa4311 Efectos comerciales descontados2.783,00

De nuevo nos encontramos otro enunciado en el que se deben de contabilizar 2 asientos. En este primero de arriba, contabilizamos que ya no tenemos una letra descontada, si no una letra impagada, y para ello saldamos la cuenta de activo 4311 anotándola en el haber, y la cuenta 4315 “efectos comerciales impagados” como cuenta de activo que aumenta en el debe representando el derecho de cobro.

DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,005208 Deudas por efectos descontadosa572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros2.853,00
70,00626 Servicios bancarios y similares    

En este segundo asiento de arriba contabilizamos que devolvemos el dinero, saldando así la deuda con el banco, pero lo que devolvemos al banco incluye los 70 € por los gastos de devolución.

Ahora vamos a ver el punto B, en el que se plantea una situación diferente.

               B) En lugar de ocurrir lo que detallo en el punto A, el cliente SÍ paga la letra de cambio
               a su vencimiento.

DEBE     HABER
ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
2.783,005208 Deudas por efectos descontadosa4311 Efectos comerciales descontados2.783,00

Esto sería lo ideal ¿verdad? Para contabilizar esto, simplemente se salda la deuda y el derecho de cobro. La deuda (la cuenta 5208) se salda porque al pagar el cliente la letra, ya no tenemos deuda con el banco, y por el mismo motivo tampoco vamos a conservar el derecho de cobro (la cuenta 4311) porque el cliente ha pagado.

  1. (Siguiendo con el punto 6A) Acordamos con el cliente una nueva letra de cambio por el valor nominal más los gastos de devolución que nos cargó el banco y más 55 € en concepto de gastos de demora.
    DEBE     HABER
    ImporteCód. cuentaDescripción Cód. cuentaDescripciónImporte
    2.908,004310 Efectos comerciales en carteraa4315 Efectos comerciales impagados2.783,00
        7621 Ingresos de créditos a corto plazo125,00

    Al renegociar una nueva letra, saldamos el derecho de cobro que lo teníamos representado en la cuenta 4315 y contabilizamos en el debe de nuevo la cuenta 4310 pero con el importe añadido de los gastos mencionados (70 + 55). Nosotros lo contabilizamos como ingreso (7621).

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